Container đã đóng xong, đã vào cảng, nhưng không được xếp lên tàu. Lý do: chưa có VGM, hoặc VGM nộp sau giờ cắt máng. Hàng phải chờ chuyến sau, kéo theo phí lưu container, lưu bãi và có khi lỡ hạn giao cho người mua. Bài này giải thích VGM là gì, hai phương pháp xác định, ai chịu trách nhiệm, nộp lúc nào và sai thì ra sao.
VGM là gì
VGM (Verified Gross Mass) là khối lượng toàn bộ đã xác nhận của một container đã đóng hàng. Yêu cầu này nằm trong Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS), Chương VI, Quy định 2, theo sửa đổi được Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) thông qua bằng Nghị quyết MSC.380(94), có hiệu lực từ 01/07/2016. Hướng dẫn thực hiện của IMO là Thông tư MSC.1/Circ.1475 ngày 09/06/2014.
Mục đích là an toàn: khối lượng container khai sai làm sai sơ đồ xếp hàng trên tàu, ảnh hưởng ổn định tàu, thiết bị nâng hạ và xe vận chuyển. Vì vậy, theo hướng dẫn của IMO, container đã đóng hàng không được xếp lên tàu nếu thuyền trưởng (hoặc đại diện) và đại diện cảng chưa nhận được VGM trước khi xếp hàng.
Khối lượng toàn bộ gồm:
- Khối lượng hàng.
- Bao bì, pallet, vật liệu chèn lót, vật liệu chằng buộc, cố định hàng.
- Khối lượng vỏ container (tare).
Hai phương pháp xác định VGM
SOLAS cho phép người gửi hàng chọn một trong hai phương pháp.
- Phương pháp 1: cân cả container. Sau khi đóng hàng và niêm phong, người gửi hàng (hoặc bên thứ ba do họ thuê) cân toàn bộ container đã đóng hàng bằng thiết bị cân đã hiệu chuẩn, chứng nhận.
- Phương pháp 2: cộng từng phần. Người gửi hàng cân tất cả kiện hàng, cộng khối lượng pallet, vật liệu chèn lót, chằng buộc, rồi cộng khối lượng vỏ container. Cách cân theo phương pháp này phải được chứng nhận, phê duyệt theo quy định của cơ quan có thẩm quyền tại nước nơi container được đóng hàng và niêm phong.
Hướng dẫn của IMO lưu ý: với hàng rời không đóng kiện như phế liệu, hạt, hàng xá, việc cân riêng từng phần khó chính xác, nên phương pháp 2 không phù hợp và cần dùng phương pháp 1.
Phương pháp 2 tiện khi bạn đã có khối lượng chính xác của từng kiện, ví dụ hàng đóng thùng có in khối lượng. Phương pháp 1 hợp khi hàng có khối lượng khó xác định từng phần, hoặc khi trên đường từ kho ra cảng có trạm cân đạt chuẩn.
Ai chịu trách nhiệm
Theo hướng dẫn của IMO, người gửi hàng (shipper) chịu trách nhiệm xác định VGM và gửi số này cho hãng tàu. Người gửi hàng là bên có tên trên vận đơn (hoặc chứng từ vận tải tương đương) với tư cách người gửi hàng, hoặc bên đã ký hợp đồng vận chuyển với hãng tàu.
Người gửi hàng có thể thuê bên thứ ba cân hoặc lập tờ khai VGM, nhưng trách nhiệm vẫn thuộc về họ. Văn bản khai VGM phải do người được người gửi hàng uỷ quyền ký; chữ ký có thể là chữ ký điện tử hoặc tên viết in hoa của người được uỷ quyền.
Hạn nộp
SOLAS không quy định một giờ cụ thể. Yêu cầu là VGM phải tới thuyền trưởng và cảng đủ sớm để lập sơ đồ xếp hàng. Hãng tàu, sau khi thống nhất với cảng, thông báo cho người gửi hàng thời hạn cụ thể, thường gắn với giờ cắt máng (cut-off) của từng chuyến.
Vì vậy, hạn VGM là hạn ghi trong xác nhận đặt chỗ hoặc thông báo của hãng tàu cho chuyến đó. Hãy đọc kỹ, vì hạn nộp VGM có thể sớm hơn hạn hàng vào cảng.
Hệ quả khi thiếu hoặc sai
- Thiếu VGM hoặc nộp muộn: container không được xếp lên tàu cho tới khi có VGM, kể cả khi hàng đã vào cảng. Hướng dẫn của IMO cho phép thuyền trưởng và cảng thay mặt người gửi hàng cân container để lấy VGM, nhưng việc này có làm hay không và ai chịu chi phí do các bên thương mại thoả thuận. Trong lúc chờ, hàng có thể lỡ chuyến, phát sinh phí lưu container, lưu bãi và vi phạm hạn giao trong hợp đồng mua bán.
- VGM lệch với số cảng cân: theo hướng dẫn của IMO, nếu cảng cân lại container và ra số khác, số do cảng cân được dùng. Độ chính xác của thiết bị cân theo tiêu chuẩn của quốc gia nơi cân.
- Vượt khối lượng tối đa của container: container có khối lượng toàn bộ vượt mức tối đa ghi trên biển chứng nhận an toàn (biển CSC) không được xếp lên tàu.
- Khai lệch với chứng từ khác: khối lượng trên VGM, phiếu đóng gói và vận đơn không khớp sẽ gây vướng khi đối chiếu chứng từ.
Lỗi hay gặp khi tính VGM
- Dùng một số tare chung cho mọi container cùng loại. Số tare phải đọc trên cửa chính của đúng container đó. Hai container cùng kích thước vẫn có thể lệch tare vài chục kg.
- Bỏ sót pallet, vật liệu chèn, dây chằng buộc. Tất cả đều nằm trong VGM.
- Dùng khối lượng tịnh thay cho khối lượng cả bì của kiện hàng.
- Cân container khi còn trên xe mà không trừ đúng. Theo hướng dẫn của IMO, phải trừ khối lượng xe và rơ moóc theo giấy đăng ký, và trừ cả nhiên liệu trong bình. Hai container trên một xe phải cân riêng, không lấy tổng chia đôi. Lỗi này thuộc phương pháp 1 nhưng rất hay gặp.
- Nộp đúng số nhưng sai hạn. Khai chính xác mà nộp sau hạn thì container vẫn bị loại khỏi chuyến.
Tham khảo khối lượng vỏ danh nghĩa trong công cụ: 20'GP khoảng 2.300 kg; 40'GP khoảng 3.750 kg; 40'HC khoảng 3.940 kg; 20'RF khoảng 3.080 kg; 40'RF khoảng 4.600 kg. Đây là số tham khảo để ước tính; số khai phải là số in trên cửa container thực tế.
Danh sách kiểm tra trước khi khai VGM
- Đã chọn phương pháp 1 hay 2, và phương pháp đó phù hợp với loại hàng.
- Thiết bị cân hoặc quy trình cân đã được hiệu chuẩn, chứng nhận theo quy định hiện hành.
- Đã đọc số tare trên cửa đúng container được giao.
- Đã cộng đủ pallet, vật liệu chèn, chằng buộc.
- Số VGM khớp với phiếu đóng gói và chỉ dẫn làm vận đơn.
- Người ký tờ khai VGM có uỷ quyền của người gửi hàng.
- Đã biết hạn nộp VGM của chuyến và kênh nộp hãng tàu yêu cầu.
Dùng công cụ
Công cụ Tính VGM theo SOLAS tính theo phương pháp 2: chọn loại container (tare danh nghĩa tự điền, bạn sửa theo số trên cửa container), nhập khối lượng hàng và bao bì, pallet, chèn lót, công cụ ra VGM để khai. Kết quả là tham khảo; số khai chính thức do người gửi hàng chịu trách nhiệm.
Có câu hỏi về VGM cho một lô hàng cụ thể? Hỏi chuyên gia hoặc gửi yêu cầu.