Chứng từ chuẩn bị trước khi hàng đi: danh sách tối thiểu cho một lô nhập khẩu

Hàng về cảng là một mốc, nhưng thông quan mới là lúc hàng thực sự về với doanh nghiệp. Khoảng giữa hai mốc đó dài hay ngắn phụ thuộc gần như hoàn toàn vào chứng từ. Một chứng nhận xuất xứ sai mẫu, một hoá đơn ghi thiếu điều kiện giao hàng, là đủ để lô hàng chờ thêm vài ngày và phát sinh phí lưu bãi.

Bộ chứng từ tối thiểu

• Hợp đồng mua bán: có điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, mô tả hàng khớp với các chứng từ khác.
• Hoá đơn thương mại: giá, điều kiện giao hàng, người bán, người mua, mô tả hàng và mã HS dự kiến.
• Phiếu đóng gói: số kiện, trọng lượng, kích thước từng kiện; cần khớp với vận đơn.
• Vận đơn: đường biển hoặc hàng không; tên người nhận phải đúng với người khai hải quan.
• Chứng nhận xuất xứ: đúng mẫu theo hiệp định muốn hưởng ưu đãi; sai mẫu là mất ưu đãi.
• Giấy phép, đăng ký kiểm tra chuyên ngành: nếu hàng thuộc diện; đây là tờ hay bị quên nhất vì không phải lô nào cũng cần.
• Chứng từ bảo hiểm: khi điều kiện giao hàng yêu cầu.

Thời điểm phải có

1. Trước khi đặt hàng: xác định mã HS và diện kiểm tra chuyên ngành. Nếu cần giấy phép, xin trước khi hàng đi.
2. Trước khi hàng rời cảng đi: bản nháp hoá đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ để soát lỗi.
3. Trước khi hàng đến: bản gốc hoặc bản điện tử đủ bộ, tờ khai nháp đã lập.
4. Khi hàng đến: nộp tờ khai, nộp thuế, xuất trình khi được yêu cầu.

Lỗi hay gặp

• Mô tả hàng trên hoá đơn khác với trên chứng nhận xuất xứ.
• Trọng lượng trên phiếu đóng gói khác với vận đơn.
• Người nhận trên vận đơn là công ty mẹ ở nước ngoài, không phải pháp nhân nhập khẩu tại Việt Nam.
• Chứng nhận xuất xứ cấp sau ngày tàu chạy mà không đánh dấu cấp sau.