Một đầu mối cho cả luồng hàng: vì sao nhà máy nên ký một hợp đồng thay vì năm

Một nhà máy mới vận hành thường bắt đầu bằng cách thuê từng dịch vụ riêng: một hãng giao nhận cho cước biển, một đại lý khai hải quan, một nhà xe, một kho. Mỗi hợp đồng đều rẻ hơn nếu nhìn riêng. Nhưng chi phí thật của luồng hàng không nằm ở từng khâu, mà nằm ở chỗ nối giữa các khâu.

Chi phí phối hợp nằm ở đâu

• Hàng cập cảng nhưng tờ khai chưa xong vì đại lý hải quan chờ chứng từ từ hãng giao nhận. Mỗi ngày chờ là một ngày phí lưu container.
• Xe đến kho đúng giờ nhưng kho chưa có lệnh nhận vì hai bên dùng hai mẫu biểu khác nhau.
• Khi có sự cố, ba nhà thầu chỉ sang nhau. Nhà máy phải tự điều tra chuyện gì đã xảy ra.
• Mỗi nhà thầu báo cáo một kiểu. Phòng mua hàng mất một người chỉ để ghép báo cáo.

Những khoản này không xuất hiện trong báo giá nào, nhưng cuối năm cộng lại có thể lớn hơn phần chênh lệch giá giữa các nhà thầu.

Một đầu mối làm gì khác

Mô hình một đầu mối không có nghĩa là một công ty tự làm mọi thứ. Nghĩa là một bên đứng ra thiết kế phương án, chọn đơn vị vận hành cho từng khâu, và theo dõi toàn bộ chuỗi thay nhà máy. Trách nhiệm của từng đơn vị thực hiện được ghi rõ trong hợp đồng; nhà máy có một nơi để hỏi khi có việc.

1. Thiết kế luồng hàng theo lịch sản xuất của nhà máy, không theo lịch của từng nhà thầu.
2. Chuẩn hoá chứng từ giữa các khâu ngay từ đầu, để hàng không phải chờ giấy.
3. Điều độ theo giờ nhận hàng và giờ cấm tải của từng khu vực.
4. Một báo cáo định kỳ cho cả chuỗi, với chi phí tận cửa, không tách rời.

Khi nào mô hình này không phù hợp

Nhà máy có đội logistics nội bộ mạnh và luồng hàng rất ổn định có thể tự phối hợp tốt hơn. Mô hình một đầu mối có giá trị nhất ở giai đoạn nhà máy mới vận hành, khi luồng hàng thay đổi nhiều, hoặc khi hàng có tính chất đặc biệt như thiết bị nặng, hàng cần kiểm tra chuyên ngành.